Die Technische Redaktion als zentraler Wissenspool im Unternehmen
Die Technische Redaktion bildet einen unverzichtbaren Dreh- und Angelpunkt in Unternehmen, wenn es um die Verwaltung, Aufbereitung und Bereitstellung von essenziellen Informationen geht. Als zentraler Wissenspool fungiert sie als Hüterin des Fachwissens, indem sie nicht nur technische Dokumentationen erstellt, sondern auch eine Brücke zwischen komplexen technischen Inhalten und einer verständlichen, benutzerorientierten Kommunikation schafft. In dieser Funktion spielt die Technische Redaktion eine entscheidende Rolle bei der Sammlung, Strukturierung und Distribution von Wissen, wodurch sie nicht nur zur Optimierung interner Abläufe beiträgt, sondern auch maßgeblich zur Erfüllung externer Informationsbedürfnisse beiträgt.
Interdisziplinarität
Die Technische Redaktion hat seit jeher ihre Wurzeln in einem interdisziplinären Feld, das zahlreiche Fachgebiete miteinander verknüpft. Die Meisterung dieses Bereichs erfordert ein breites technisches Verständnis der Produkte, die in diesem Kontext behandelt werden und grundlegende Kenntnisse in den Bereichen Layout und Design. Darüber hinaus sind IT-Kenntnisse und die Fähigkeit zur Informationsmodellierung von zentraler Bedeutung. Ein ausgeprägtes Sprachgefühl ist ebenso unerlässlich wie ein fundiertes Verständnis rechtlicher Grundlagen in Bezug auf Produkthaftung und Normen.
Die Herausforderungen in der Technischen Redaktion, insbesondere in kleineren Betrieben, sehen sich diesem breiten Spektrum an Aufgaben konfrontiert, die eine intensive Auseinandersetzung erfordern. Je kleiner das Unternehmen, desto vielfältiger sind die Bereiche, mit denen sie sich intensiv befassen muss. In diesem Kontext gewinnt die Fähigkeit, verschiedene Disziplinen zu integrieren und effektiv zu koordinieren, an Bedeutung.
Die Anforderungen an die Technische Redaktion lassen sich mit den Herausforderungen eines Zehnkämpfers vergleichen: Um an die Spitze zu gelangen, ist nicht nur ein grundlegendes Beherrschen aller Disziplinen erforderlich, sondern auch die Entwicklung von Spezialkenntnissen in bestimmten Bereichen. Ähnlich wie ein Zehnkämpfer, der nicht nur schnellkräftig, sondern auch ausdauernd sein muss, erfordert die Technische Redaktion eine Vielzahl von Fähigkeiten.
Der Weg, den die technische Redaktion beschreitet
Oft beginnt ein Wandel im Unternehmen mit der Erkenntnis, dass sich die Konstruktion wieder auf ihre Kernaufgabe konzentrieren muss und nun ein Redakteur für die Dokumentation eingesetzt werden soll. Dies bringt eine Vielzahl neuer Themen und Anforderungen mit sich, die bisher möglicherweise zu kurz gekommen sind. Fragen wie "Wer sind unsere Zielgruppen im Unternehmen?", "Gibt es eine Terminologie, an der ich mich orientieren kann?" oder "Haben wir eine umfassende Risikobeurteilung für dieses Produkt durchgeführt?" stellen plötzlich essenzielle Aspekte dar, die außerhalb des bisherigen Gewohnten beantwortet werden müssen.
In der Welt der Technischen Redaktion eröffnet diese Interdisziplinarität zahlreiche Schnittstellen im täglichen Arbeitsprozess. Der Technische Redakteur ist nicht nur auf das Verfassen von Texten beschränkt; vielmehr durchzieht seine Arbeit verschiedenste Abteilungen. Er recherchiert in der mechanischen Konstruktion, um die neuesten 3D-Modelle zu verstehen, stimmt sich mit der Elektroentwicklung ab, um essenzielle Informationen aus dem Elektroplan zu identifizieren, lässt sich vom Produktmanagement den Zeitplan und die Produktplanung vorlegen, um seinen Redaktionsprozess darauf abzustimmen, und verhandelt mit der Rechtsabteilung über Inhalte, um sicherzustellen, dass in den USA keine rechtlichen Stolpersteine auftreten können.
Diese Vielzahl an Schnittstellen verdeutlicht, dass die Arbeit eines Technischen Redakteurs weit über das Erstellen von Texten hinausgeht und eine umfassende Integration in unterschiedliche Unternehmensbereiche erfordert.
Von der Sammlung zum Wissensarchiv: Die Schritte der Informationsverarbeitung in der Technischen Redaktion
Das Stellen von Fragen markiert den entscheidenden Anfang auf dem Weg zur Etablierung eines zentralen Wissenspools im Unternehmen. Denn nur wer Fragen stellt, vermag auch Antworten zu erhalten und somit den Grundstein für die Zusammenführung von entscheidenden Informationen zu legen.
So steht zu Beginn der Arbeit in der Technischen Redaktion das Sammeln von Informationen aus den relevanten Abteilungen. Der Informationsbedarf des Kunden legt dabei die Informationstiefe fest und definiert die Fragen, die beantwortet werden müssen.
All diese Daten und Informationen müssen zentralisiert und verwaltet werden, relevantes von unrelevantem getrennt werden.
Das anschließende Aufbereiten dieser Informationen ist dann häufig der Schritt, an dem die Daten erstmal im Redaktionssystem aufzufinden sind. Modelliert nach den Fragen der Zielgruppe, unter Berücksichtigung von Normen und Richtlinien, sowie für den jeweiligen Publikationsprozess angereichert um die entsprechenden Medien, werden daraus Informationssammlungen.
Im vorletzten Schritt werden, neben Freigabe und Übersetzung, diese Informationen publiziert und distribuiert, so dass sie in entsprechendem Format und Kanal zu den Nutzern gelangen – intern wie extern. Die finale Aufbewahrung der Inhalte in einem Wissensarchiv stellen den vorerst letzten Schritt im Lebenszyklus der Informationen für eine nachhaltige Nutzbarkeit dar.
Die Digitalisierung des Redaktionsprozesses
Die Digitalisierung des Redaktionsprozesses setzt heute erst ein, wenn der Redakteur Daten und Inhalte in das Content Management System (CMS) einpflegt und bearbeitet.
Um nicht mehr wertvolle Zeit mit der reinen Informationssuche zu verschwenden, ist es sinnvoll, die Redaktionsprozesse so zu digitalisieren, dass die Informationen im Idealfall automatisch zu den Redakteuren gelangen. Im Optimalfall müssen sie diese dann nur noch weiterverarbeiten und miteinander kombinieren.
Wie können die Produkte von Fischer bei der Digitalisierung des Redaktionsprozesses unterstützen?
Die Produkte von Fischer bieten maßgeschneiderte Lösungen, um den Redaktionsprozess effektiv zu digitalisieren und dabei eine optimale Unterstützung für die Herausforderungen der modernen Informationsverarbeitung zu gewährleisten. Der Web XML Editor wird vor allem im Prozess der Erfassung und Recherche eingesetzt. Der TaskPro Manager hingegen spielt eine zentrale Rolle im Organisationsprozess. Für den Korrektur- und Reviewprozess steht der Review Service zur Verfügung. Die Content Delivery-Anwendung wird im Prozess der Bereitstellung und Distribution genutzt. Der Web Client kommt in verschiedenen Phasen des Redaktionsprozesses zum Einsatz und bietet Vielseitigkeit. Die Automatisierung und Workflows spielen eine Schlüsselrolle in mehreren Prozessen, darunter die Publikation und Organisation von Inhalten. Sie alle leisten als Teilprozesse des redaktionellen Prozesses einen Beitrag zur Digitalisierung.
| Web XML Editor | Mit dem Web XML Editor gelingt die browserbasierte Informationserfassung bequem von überall. Weitere Abteilungen, externe Dienstleister oder Standorte lassen sich einfach und schnell anbinden. So müssen Sie Ihre gewonnen Informationen nicht aus E-Mails, handgeschriebenen Notizen oder Gesprächen manuell in TIM übertragen. Sie ermächtigen Ihre “Informationszulieferer” diese Ihnen schon digital in TIM zur Verfügung zu stellen. |
| TaskPro Manager | Durch die Integration des TaskPro Managers im Redaktionssystem TIM können Projekte und Aufgaben kollaborativ verwaltet werden. Die Lösung ermöglicht nicht nur die effiziente Pflege von Dokumenten, sondern bietet auch vielfältige Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und Optimierung von Abläufen. Von der Dokumentenpflege über Sprintdokumentationen bis hin zu detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen eröffnen sich zahlreiche Wege, um die Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu fördern und zu verbessern. |
| Review Service | Im Redaktionssystem TIM ist ein intelligenter Review Service integriert, der es ermöglicht, die Dokumentationsqualität kontinuierlich auf einem hohen Niveau zu halten. Die Software bietet verschiedene Dashboards, die einen umfassenden und sofortigen Überblick über den Status und Fortschritt des Reviews zu gewährleisten. Die Kommentare im Review haben eine direkte Verbindung zum Modul in TIM, so dass das langwierige Suchen des kommentierten Bausteins entfällt. Außerdem haben Sie alle Kommentare an einem Ort. |
| Content Delivery | Mit dem Content Delivery wird sichergestellt, dass Informationen nutzerorientiert online bereitgestellt werden. Die Lösung gewährleistet, dass der Informationsbedarf der Kunden effektiv bedient wird und Produktinformationen, Videoanleitungen oder Ersatzteilinformationen präzise verteilt werden können. |
| Web Client | Der Web Client ermöglicht die nahtlose Anbindung verschiedener Abteilungen über ein benutzerfreundliches Web-Portal. Die komfortable Facettensuche erstreckt sich über sämtliche Metadaten und TIM-Objekte. Darüber hinaus liefert der Web Client vollständige Informationen zu jedem Objekt, einschließlich Metadaten, Vorschauoptionen und Downloadmöglichkeiten, um eine umfassende Nutzung und Bearbeitung zu erleichtern. |
| Automatisierung und Workflows | Das Redaktionssystem TIM bietet technischen Redakteuren verschiedene Automatisierungsmodule, die sie je nach Anwendungsfall kombinieren können. Die Vorteile liegen in klaren und einfach festlegbaren Regeln, die eine individuelle Definition ermöglichen. Die Entscheidung darüber, welche Aufgaben TIM zur Unterstützung bestimmter Workflowprozesse ausführen soll, liegt dabei in den Händen der Redakteure. In durchdachten Prozessen werden so Aufgaben von der Software TIM gesammelt und gemeinsam an den Nutzer ausgegeben, der diese einfach sowie zeit- und kosteneffizient abarbeiten kann. |
Fokussierung der Technischen Redaktion
Der Fokus der Technischen Redaktion liegt zum einen bei der Informationsmodellierung und -aufbereitung. Das beinhaltet die präzise Bestimmung benötigter Informationen und deren Quellen sowie deren Kombination. Zum anderen liegt der Fokus auf der Wissensdistribution und -bewahrung mit der gezielten Übersetzung und Verteilung dieser Informationen an die Zielgruppen sowie deren Nachvollziehbarkeit.
Fazit
Die Einbindung der Technischen Redaktion in verschiedene Unternehmensbereiche verdeutlichen die weitreichenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten dieser Abteilung.
Der Tatsache, dass die Technische Redaktion aus vielen verschiedenen Informationen innerhalb des Unternehmens neue Informationsmodelle entwickelt und Kunden zur Verfügung stellt, ist in der heutigen Zeit von unschätzbarem Wert. Vermutlich ist die Technische Redaktion die einzige Abteilung eines Unternehmens, die diesen Informationsreichtum hat und diesen auch verwerten sollte. Denn nur hier liegen diese Informationen derart aufbereitet und miteinander zu relevanten Informationen modelliert vor.
Die Digitalisierung des Redaktionsprozesses bietet die Möglichkeit, den Arbeitsablauf zu optimieren, indem Informationen automatisch zu den Redakteuren gelangen und diesen ermöglichen, sich verstärkt auf die Informationsmodellierung und -aufbereitung sowie auf die Wissensdistribution und -bewahrung zu konzentrieren.
Wer Informationen hat und neue Informationen damit generiert, besitzt eine gewisse Einzigartigkeit im Unternehmen, aber auch eine gewisse Macht. Machen Sie Ihre Prozesse mit TIM noch effizienter und machen Sie das Beste aus diesen Informationen. Gestalten Sie daraus Nutzererlebnisse für Ihre Kunden und ein nachhaltiges Wachstum für Ihr Unternehmen. Und eine herausragende Positionierung für Ihre Technische Redaktion.
