Robatech
Das Projekt in Kürze
- Anleitungen im neuen Kleid – modular und wiederverwendbar
- Anbindung des Fachlektorats beschleunigt Übersetzungsprozess
- Auftrags- und gerätespezifische Anleitungen on demand
- Ausgabeformate: PDF, pure XML, HTML, Web-App etc.
- Ablage der PDFs automatisch im ERP-System und Portal
Die Robatech AG ist ein weltweit führender Hersteller von innovativen Klebstoff-Auftragssystemen für die Verpackungs- und Druckindustrie, die Holz- und Bauwirtschaft sowie die Automobilproduktion. Das Schweizer Unternehmen hat weltweit etwa 550 Mitarbeiter und betreibt lokale Vertriebs- und Serviceorganisationen in mehr als 60 Ländern. Eine dynamische Produktentwicklung mit immer schnelleren Innovationszyklen, steigende Komplexität der Gerätekonfigurationen, enge rechtliche Vorgaben sowie die zunehmende Digitalisierung der Produktionstechnik generieren neue Ansprüche an die Technischen Dokumentation.
Angesichts dieses Anforderungsprofils hat sich Robatech entschieden, die Erstellung und Pflege der bis dahin komplett in Word erstellten Dokumentation auf die redaktionelle Bearbeitung und automatisierte Dokumentenverwaltung in einem XML-basierten Redaktionssystem umzustellen. Dabei standen die strukturierte Modularisierung, sichere Versionierung und Wiederverwendung von Inhalten im Vordergrund – multipliziert in die verschiedenen Übersetzungssprachen.
Zudem sollte das neue Redaktionssystem offen sein für die Automatisierung weiterer Redaktionsaufgaben und Redaktionsprozesse – angefangen von der XML-basierten Verwaltung mehrsprachiger Bedienoberflächen über ein prozesssicheres Übersetzungsmanagement mit Einbindung des Fachlektorats bis hin zur Integration einer neuen Ersatzteilkataloglösung. Das Redaktionssystem TIM überzeugte mit seinem technischen Potenzial sowie mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Mit dem Redaktionssystem TIM entwickelte die Technische Redaktion neu aufbereitete, granulare Informationseinheiten, in Text wie Bild, die in systematisch wiederwendbare Module unterteilt werden. Diese sollten zudem regelbasiert und möglichst übersetzungsgerecht geschrieben sein. Übergangsweise wurde der gesamte Dokumentenstamm „lebender“ Word-Dokumente als „Fremddokumente“ in das Redaktionssystem migriert und somit auch das leidige Problem zeitraubender manueller Mehrfachablagen gelöst. Heute kann das Redaktionsteam der Robatech neben den neu erstellten Anleitungen im XML-Format auch Word-Dokumente direkt aus TIM öffnen, bearbeiten, freigeben und versionieren.
Die bestehenden Übersetzungen wurden ebenfalls migriert, so dass auch im alten Dokumentenstamm alle Sprachenversionen auf einen Blick verfügbar sind und im Publishing-Workflow verwaltet werden können. Dafür sorgt eine Workflow-Prozesskopplung, mit der die Dokumente bei der PDF-Publikation automatisch im ERP-System und auf dem Robatech-Extranet abgelegt werden.
Wesentlich effizienter als bisher gestaltet sich das Übersetzungsmanagement in TIM mit XML-Inhalten, die automatisch für die Bearbeitung durch den Übersetzungsdienstleister exportiert und von der Technischen Redaktion wieder importiert werden. Dank performanter Reportfunktionen ist der Übersetzungsstand jederzeit bis auf Modulebene einsehbar. Das schafft Transparenz bezüglich der anfallenden Übersetzungskosten. Darüber hinaus ist das Fachlektorat in den Robatech-Niederlassungen über eine web-basierte Schnittstelle angebunden und hat so einen Überblick über die noch zu prüfenden Übersetzungen.
Für die Publikation von XML-Inhalten bietet das Redaktionssystem TIM verschiedene Ausgabeformate: PDF, pure XML, HTML, Web-App etc. Somit ist gesichert, dass Print-Inhalte für die Weiterverarbeitung in neuen Informationsprodukten und Ausgabeformaten zur Verfügung stehen – zum Beispiel zur Verteilung von Informationen auf mobilen Endgeräten.
Robatech nutzt das Redaktionssystem TIM für die Erstellung und das automatisierte Publishing on demand auftrags- und gerätespezifischer Anleitungen. Variantengefilterte Anleitungen aus TIM werden den Robatech-Niederlassungen weltweit über ein web-basiertes Publikationsportal bereitgestellt. Die Besonderheit ist hier, dass mit Hilfe des TIM Workflow-Service on demand aus Masterdokumenten spezifische PDF-Dokumente vollautomatisch erzeugt und verteilt werden. Die Inhalte der gefilterten Publikationen werden auf Knopfdruck auf die ausgewählte Maschinenkonfiguration angepasst. Die gerätespezifischen PDF-Dokumente sind auch in den verschiedenen Sprachversionen im Publikationsportal abrufbar. Intern profitiert vor allem der Support von dem On-Demand-Zugriff auf gerätespezifische Anleitungen. Diese Portallösung ließ sich mit überraschend geringem Aufwand realisieren.
