Fronius
Das österreichische Familienunternehmen legt großen Wert auf eine verständliche Dokumentation, deshalb musste die Technische Redaktion aufgrund der wachsenden Zahl an Produkten und Zielmärkten immer mehr Dokumente erzeugen, lokalisieren und pflegen, was mit den traditionellen Methoden des Desktop-Publishings nicht mehr zu bewältigen war. Fronius entschied sich für die Einführung eines XML-basierten Redaktionssystems, um die Dokumentation schneller aufbereiten und die erstellten bzw. übersetzten Inhalte einfacher wieder verwenden zu können. Ein Auswahlkriterium war die Möglichkeit, die Software an die ERP-Lösung anzubinden, mit dem die Artikelstämme und Auftragsdaten verwaltet werden.
Die Redakteurinnen und Redakteure arbeiten mit Adobe FrameMaker als Editor, was den Vorteil hat, dass sie ihre gewohnte Arbeitsweise nicht komplett umzustellen brauchten. Erleichtert wurde ihnen die Umstellung auf den modulbasierten Ansatz auch dadurch, dass sie die Inhalte schon vorher nach der Information-Mapping-Methode in Blöcken strukturierten. Diese Struktur wurde im Redaktionssystem TIM nachgebildet, um Inhalte aus vorhandenen Dokumenten einfach weiter verwenden zu können. Allerdings mit dem feinen Unterschied, dass sie jetzt getrennt von Layout und Formatierung in einer Datenbank verwaltet werden, was die Pflege der technischen Dokumentation enorm erleichtert. Ändern die Anwender einen Textbaustein, der in mehreren Dokumenten verwendet wird, können sie diese mit dem Auto-Updater in TIM beinahe auf Knopfdruck aktualisieren.
Mit dem Redaktionssystem werden nicht nur die Textbausteine in der Ausgangssprache, sondern auch die jeweiligen Sprachversionen verwaltet und versioniert. Die Mitarbeiter schicken nur noch einzelne Textbausteine im XML-Format an den Übersetzungsdienstleister, wodurch neue oder geänderte Inhalte schon vor der Fertigstellung der gesamten Dokumentation übersetzt werden können. "Durch den Einsatz von TIM hat sich der Aufwand für die Publikation der Sprachversionen um mehr als ein Drittel reduziert", versichert Murauer. "Wir sind heute in der Lage, unsere Dokumentationen in mehr Sprachen als früher gleichzeitig zu erstellen."
In der Datenbank des Redaktionssystems sind EPS‐Grafiken und SVG‐Grafiken abgelegt. Statt Positionsnummern enthalten diese Grafiken die Artikelnummern der Ersatzteile. Die dazu gehörigen Artikelbezeichnungen in den jeweiligen Sprachen zieht sich TIM bei der Publikation der Ersatzteillisten über die Schnittstelle aus dem ERP‐System, so dass der manuelle Aufwand für die Lokalisierung der Ersatzteillisten entfällt. Publiziert werden die Anleitungen normalerweise im PDF-Format, und zwar sowohl in druckfähiger als auch in elektronischer Form.
Unterstützt wird weiterhin die Ausgabe als Word-Dokument, damit Wiederverkäufer die Inhalte einfacher weiter verarbeiten können. Das Redaktionssystem ist außerdem an das Web-Content-Management-System LiveLink angebunden, so dass die elektronische Fassung der Dokumentationen bei Freigabe auf Knopfdruck im Intranet und/oder Internet publiziert werden können.
Fischer hat die Deckblätter der Dokumentation dem neuen Corporate Design von Fronius angepasst und die Möglichkeit geschaffen, sie mit einem Data-Matrix-Code zu bedrucken. Er wird beim Verpacken der Produkte abgescannt, um später nachvollziehen zu können, mit welchem Dokumentationsstand und in welcher Sprachversion das Produkt ausgeliefert wurde.
Die Umstellung auf den modulbasierten Redaktionsprozess reduziert nicht nur den Aufwand für die Erstellung der Sprachversionen, wie Murauer abschließend betont: "TIM verbessert auch die Qualität unserer technischen Dokumentationen durch eine einheitliche Gestaltung im Sinne der Corporate Identity und sorgt dafür, dass sie immer auf dem aktuellen Stand sind."
