Effizienzsteigerung durch Automatisierung in der Technischen Redaktion: Wann lohnt sich der Einsatz wirklich?
Warum Automatisierung in der Technischen Redaktion sinnvoll ist
Die Technische Redaktion umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die von der Erstellung und Pflege technischer Dokumentationen bis hin zur Verwaltung von Inhalten und der Veröffentlichung dieser reichen. Viele dieser Aufgaben folgen standardisierten Prozessen, die sich hervorragend für die Automatisierung eignen.
Ein großer Vorteil der Automatisierung liegt in der Möglichkeit, repetitive und zeitaufwändige Aufgaben zu vermeiden. Verschiedene Prozesse, wie die Bereitstellung von publizierten Dokumenten, kann durch Automatisierung erheblich beschleunigt werden. Dadurch gewinnen technische Redakteure mehr Zeit für komplexe und kreative Aufgaben, die einen höheren Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Die Automatisierung bietet jedoch mehr als nur Zeitersparnis:
| Fehlerreduktion | Menschliche Fehler sind eine häufige Ursache für Nacharbeiten und Korrekturen. Durch Automatisierung können diese Fehler minimiert werden, was die Qualität der Dokumentation verbessert, und zusätzliche Kosten vermeidet. |
| Konsistenz und Standardisierung | Automatisierte Prozesse folgen immer denselben Regeln, was zu einer konsistenteren und standardisierteren Arbeitsweise führt. Dies ist besonders wichtig in Unternehmen, die strengen Regulierungen unterliegen oder in denen die Einhaltung bestimmter Standards von entscheidender Bedeutung ist. |
| Skalierbarkeit | Automatisierte Prozesse lassen sich leicht skalieren. Während manuelle Prozesse bei steigenden Anforderungen zusätzliche Ressourcen erfordern, können automatisierte Prozesse oft mit minimalem Aufwand an größere Arbeitsvolumina angepasst werden. |
| Nachverfolgbarkeit und Reporting | Automatisierte Systeme können so konfiguriert werden, dass sie detaillierte Berichte erstellen und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleisten. Dies ist nicht nur für interne Zwecke nützlich, sondern auch für externe Audits oder die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. |
| Höhere Arbeitszufriedenheit | Die Reduzierung monotoner und sich wiederholender Aufgaben kann die Arbeitszufriedenheit erhöhen, da Mitarbeiter sich auf interessantere und herausfordernde Tätigkeiten konzentrieren können. |
| Weniger Stress | Automatisierung kann die Belastung durch wiederholende Aufgaben reduzieren und so den Stresslevel der Mitarbeiter senken. |
Ab wann lohnen sich Automatisierungsprozesse?
Eine zentrale Frage bei der Implementierung von Automatisierungsprozessen ist, ab wann sich diese tatsächlich lohnen. Um dies zu beantworten, müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden:
| Kosten der Automatisierung | Die Implementierung von Automatisierungsprozessen ist mit anfänglichen Investitionskosten verbunden. Diese umfassen u.a. Softwarelizenzen, Anpassungen an bestehende Systeme und Schulungen für die Mitarbeiter. |
| Potenzielle Einsparungen | Hier müssen sowohl direkte Einsparungen (z.B. reduzierte Arbeitsstunden) als auch indirekte Einsparungen (z.B. weniger Fehler und Nacharbeiten) berücksichtigt werden. Oftmals amortisieren sich Automatisierungsmaßnahmen bereits nach kurzer Zeit, da sie zu erheblichen Effizienzgewinnen führen. |
| Zeitrahmen | Der Zeitpunkt, an dem die Automatisierung einen positiven (monetären) Effekt erzielt, hängt davon ab, wie schnell die durch die Automatisierung erzielten Einsparungen die anfänglichen Investitionskosten übersteigen. |
| Langfristiger Nutzen | Automatisierungsprozesse können nicht nur aktuelle Prozesse verbessern, sondern auch die Grundlage für zukünftige Effizienzsteigerungen legen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Einführung eines Content-Management-Systems (CMS), das die Erstellung und Verwaltung von Inhalten automatisiert. Die anfänglichen Kosten für die Implementierung eines CMS können hoch sein, jedoch überwiegen die langfristigen Einsparungen und die erhöhte Effizienz. Ein weiterer Aspekt ist die Möglichkeit, durch Automatisierung neue Geschäftsmodelle zu erschließen, die ohne diese Technologie nicht realisierbar wären. |
Eine zentrale Kennzahl zur Bewertung geplanter Automatisierungsprozesse ist der ROI (Return on Investment).
Return on Investment (ROI)
Der Return on Investment (ROI) ist eine zentrale Metrik zur Bewertung der Profitabilität einer Investition. Er beschreibt das Verhältnis zwischen den getätigten Investitionen und dem daraus resultierenden Gewinn und gibt Aufschluss darüber, ab welchem Zeitpunkt sich eine Investition amortisiert. Insgesamt ist der ROI aber nicht nur ein Maß für die finanzielle Rentabilität, sondern auch ein Indikator für die operativen Verbesserungen, die durch eine Investition erzielt werden können.
Bei der Berechnung des ROI müssen verschiedene Kostenfaktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören im IT-Umfeld insbesondere Ausgaben für die Software-Lizenz und die laufenden Wartungskosten. Weitere Kosten fallen für die Installation und die Einrichtung der Software an. Zudem müssen Testphasen und die Inbetriebnahme geplant und durchgeführt werden. Oft ist auch eine Nachjustierung der Daten erforderlich, um die Software optimal an die spezifischen Anforderungen anzupassen.
Auf der Nutzenseite bringt die Investition in eine automatisierte Lösung, wie bereits beschrieben, klare Vorteile mit sich. Dies trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zu einer Verbesserung der Qualität und Reproduzierbarkeit der Ergebnisse. Schließlich erleichtern automatisierte Prozesse auch die Integration in bestehende Geschäftsprozesse, was die Zusammenarbeit und den Informationsfluss innerhalb des Unternehmens verbessert. Auch der Nutzen kann monetär messbar gemacht und ins Verhältnis zu den Investitionskosten gesetzt werden, wie das folgende Beispiel veranschaulichen soll.
Szenario mit beispielhafter ROI-Berechnung – die automatisierte Bereitstellung von Publikationen
Nach der Publikation soll die vollautomatische Verteilung der Publikationen an die entsprechenden Zielsysteme (Ablage in flexible Verzeichnisstrukturen und Archive oder Weiterleitung an Folgesysteme, wie bspw. SAP) erfolgen.
Die Kostenfaktoren dieser Lösung umfassen die Lizenzgebühren, die Kopplung mit dem TIM-Prozess, die Einrichtung der Zielsysteme sowie den Aufwand für die Installation, die Testphase und das anschließende Go-Live.
Zunächst sind die Parameter festzuhalten, die den Status Quo im Unternehmen beschreiben. Wir gehen hier von 2 Verzeichnisstrukturen und 4 Systemen aus, bei 400 Publikationen pro Jahr. Es entstehen dabei Aufwände pro Publikation und für die Fehlersuche und -behebung. Um diese Aufwände monetär messbar zu machen, werden diese anhand eines Stundensatzes erfasst und daraus ein potenzieller Nutzen, bzw. tatsächliche Einsparungen pro Jahr abgeleitet.
Diese beispielhafte Berechnung soll das Prinzip des ROI verdeutlichen. Setzt man nun die entstandenen Kosten und die Einsparungen ins Verhältnis, so übersteigen die Einsparungen die notwendigen Investitionskosten bereits im ersten Jahr.
Die Automatisierung mit TIM bietet weitere vielfältige Wege, um derlei Potenziale zu realisieren.
Automatisierung mit TIM
Automatisierte Verteilung von Publikationen
Wie im Beispiel beschrieben, können mühsame und unter Zeitdruck manchmal auch fehleranfällige Schritte der manuellen Verteilung durch einen automatisierten Prozess mit TIM abgelöst werden. Damit wird nicht nur Zeit eingespart, sondern auch Prozesssicherheit in die Abläufe gebracht. Die zunehmende automatisierte Bereitstellung der Dokumentation per REST-API, über das Content Delivery Portal oder den Service Assistant bringen die Technische Dokumentation zum Nutzer und reduzieren die Bereitstellungsaufwände grundlegend.
Nutzung vorhandener Daten
TIM stellt Methoden zur Nutzung vorhandener Daten zur Verfügung. Diese können automatisiert aus verschiedenen Quellen übernommen werden. Neben verschiedenen individuellen Formaten werden Standards wie Excel, XML und Datenbanken unterstützt. Lassen Sie die Verantwortungen für diese Daten da, wo sie entstehen und übernehmen Sie diese automatisch in Ihre Publikationen.
Einbindung von Fremddokumenten
Das Einbinden von Fremddokumenten ist in vielen Fällen mit erheblichen manuellen Aufwänden verbunden. Seien es mitzuliefernde Lieferantendokumente, technische Unterlagen und Datenblätter, Projektdokumentation oder Zertifikate — zugelieferte Dokumente können mit TIM einfach in eine bestehende Dokumentation integriert werden. Diese können über ein Dokumentenmanagement, eine Verzeichnisstruktur oder über eine Stückliste gesteuert bereitgestellt werden und vollautomatisch in eine Gesamtdokumentation integriert werden.
Individualisierte Auftragsdokumentation
Nutzen Sie Informationen zu ihrem Auftrag, um die Publikationserstellung zu automatisieren. Das können Anfragen von Kunden- und Auftragsdaten für das Deckblatt, Kopf- und Fußzeilen sein, über Konfigurationsdaten zur Filterung eines Masterdokuments bis hin zu technischen Daten, Software-Texten, Fehlercodes etc. — alle diese Informationen können über die Auftragssteuerung genutzt werden, um die Dokumentation gemäß dem jeweiligen Auftrag automatisch zu individualisieren.
Automatisierung von redaktionellen Abläufen
Wiederkehrende Abläufe im Redaktionssystem werden mit Hilfe der TIM Workflow Services automatisiert. Sorgen sie dafür, dass Tätigkeiten wie Freigabeprozesse, Übersetzungsprozesse und Publikationsprozesse standardisiert und auftragsgesteuert ablaufen. So entstehen hohe Effizienz und große Prozesssicherheit durch automatisierte Prozesse.
Weitere Informationen zu unseren TIM Workflow Services können Sie hier downloaden.
TIM Workflow Services
Fazit
Die Automatisierung in der Technischen Redaktion ist längst keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit, um in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig die Digitalisierung aktiv mitzugestalten. Nicht nur aus Gründen der Rentabilität, sondern auch in Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein essenzieller Schritt.
Dieser Beitrag beschreibt nur einen kleinen Ausschnitt aus dem spannenden Themenfeld „Automatisierung“. Der Vollständigkeit halber sei beispielsweise auch die künstliche Intelligenz erwähnt. Auch sie spielt eine entscheidende Rolle beim Thema automatisierter Informationserstellung in der technischen Redaktion. Hier bietet TIM ebenfalls bereits viele Möglichkeiten. Dem Thema KI sollte jedoch ein eigener Blogbeitrag gewidmet werden, so dass wir es an dieser Stelle dabei belassen wollen.
Durch die beschriebenen Automatisierungsmöglichkeiten mit TIM können Unternehmen Ressourcen zentralisieren und Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Lassen Sie Ihr Redaktionssystem bestimmte Aufgaben übernehmen, damit sich die Mitarbeiter der Technischen Dokumentation auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren können. TIM bietet dazu verschiedene Automatisierungsmodule, die je nach Bedarf individuell kombiniert werden können.
Sie haben besondere Anforderungen? Dann sprechen Sie uns gerne an!
