Kunden & Erfolge

TIM bündelt die Energien in der Technischen Dokumentation

Auch technisch anspruchsvolle Produkte müssen einfach zu bedienen sein. Seit über 60 Jahren entwickelt die Fronius International GmbH Batterieladesysteme, Schweißtechnik und Solarelektronik. Fronius produziert in mittelgroßen Serien, wobei die Schweißsysteme mit vielen Zusatzoptionen erhältlich sind und deshalb kundenspezifisch konfiguriert werden. Entscheidend für den Markterfolg der Produkte ist nicht nur ihre Funktionalität, sondern auch ihre intuitive Bedienerführung. Um die Handhabung der Geräte zu vereinfachen, werden Online-Hilfen und technische Dokumentationen in der Sprache der Benutzer ausgeliefert. Das bedeutet, dass sie je nach Produkt bzw. Markt gleichzeitig in bis zu 14 Sprachen übersetzt werden. 

Logo Fronius

Das Projekt in Kürze

  • Modulare Textbausteine getrennt von Layout und Formatierung
  • Per Knopfdruck Aktualisierung von Textbausteinen in verschiedenen Dokumenten
  • Einfaches Übersetzen mit Textbausteinen in 14 Sprachen
  • TIM und ERP-System arbeiten Hand in Hand
  • Auftragsbezogene Druckausgabe inhouse
  • Data-Matrix-Code auf den Deckblättern für Nachvollziehbarkeit

Unsere Wahl fiel auf das Redaktions­system TIM, weil Fischer als einziger Anbieter praktisch alle Anforderungen erfüllen konnte. Und zwar nicht nur auf dem Papier, sondern am Beispiel von zahlreichen Kundenreferenzen, bei denen die Lösung produktiv genutzt wird. Ausschlaggebend war neben der Integrationsfähigkeit und Konfigurierbarkeit der Software die Lösungskompetenz des Herstellers, der eine schnelle Implementierung gewährleisten konnte.

Andreas Murauer Gruppenleiter Produkt Design & technische Kommunikation, Fronius International GmbH

Das österreichische Familienunternehmen legt großen Wert auf eine verständliche Dokumentation, deshalb musste die Technische Redaktion aufgrund der wachsenden Zahl an Produkten und Zielmärkten immer mehr Dokumente erzeugen, lokalisieren und pflegen, was mit den traditionellen Methoden des Desktop-Publishings nicht mehr zu bewältigen war. Fronius entschied sich für die Einführung eines XML-basierten Redaktions­systems, um die Dokumentation schneller aufbereiten und die erstellten bzw. übersetzten Inhalte einfacher wieder verwenden zu können. Ein Auswahlkriterium war die Möglichkeit, die Software an die ERP-Lösung anzubinden, mit dem die Artikelstämme und Auftragsdaten verwaltet werden.

Fronius nutzt das Redaktions­system TIM

Deutlich reduzierter Aufwand für die Erstellung der mehrsprachigen Bedienungs-, Einbau- und Montageanleitungen

Alle Anforderungen erfüllt

Die Redakteurinnen und Redakteure arbeiten mit Adobe FrameMaker als Editor, was den Vorteil hat, dass sie ihre gewohnte Arbeitsweise nicht komplett umzustellen brauchten. Erleichtert wurde ihnen die Umstellung auf den modulbasierten Ansatz auch dadurch, dass sie die Inhalte schon vorher nach der Information-Mapping-Methode in Blöcken strukturierten. Diese Struktur wurde im Redaktions­system TIM nachgebildet, um Inhalte aus vorhandenen Dokumenten einfach weiter verwenden zu können. Allerdings mit dem feinen Unterschied, dass sie jetzt getrennt von Layout und Formatierung in einer Datenbank verwaltet werden, was die Pflege der technischen Dokumentation enorm erleichtert. Ändern die Anwender einen Textbaustein, der in mehreren Dokumenten verwendet wird, können sie diese mit dem Auto-Updater in TIM beinahe auf Knopfdruck aktualisieren.

Mit dem Redaktions­system werden nicht nur die Textbausteine in der Ausgangssprache, sondern auch die jeweiligen Sprachversionen verwaltet und versioniert. Die Mitarbeiter schicken nur noch einzelne Textbausteine im XML-Format an den Übersetzungsdienstleister, wodurch neue oder geänderte Inhalte schon vor der Fertigstellung der gesamten Dokumentation übersetzt werden können. "Durch den Einsatz von TIM hat sich der Aufwand für die Publikation der Sprachversionen um mehr als ein Drittel reduziert", versichert Murauer. "Wir sind heute in der Lage, unsere Dokumentationen in mehr Sprachen als früher gleichzeitig zu erstellen."

Fronius erstellt seine Dokumentation mit dem Redaktions­system TIM

Online-Hilfen und technische Dokumentationen werden in bis zu 14 Sprachen erstellt, verwaltet, versioniert, übersetzt und ausgeliefert.

Zeit- und Kosteneinsparungen

In der Datenbank des Redaktions­systems sind EPS‐Grafiken und SVG‐Grafiken abgelegt. Statt Positionsnummern enthalten diese Grafiken die Artikelnummern der Ersatzteile. Die dazu gehörigen Artikelbezeichnungen in den jeweiligen Sprachen zieht sich TIM bei der Publikation der Ersatzteillisten über die Schnittstelle aus dem ERP‐System, so dass der manuelle Aufwand für die Lokalisierung der Ersatzteillisten entfällt. Publiziert werden die Anleitungen normalerweise im PDF-Format, und zwar sowohl in druckfähiger, als auch in elektronischer Form.

Unterstützt wird weiterhin die Ausgabe als Word-Dokument, damit Wiederverkäufer die Inhalte einfacher weiter verarbeiten können. Das Redaktions­system ist außerdem an das Web-Content-Management-System LiveLink angebunden, so dass die elektronische Fassung der Dokumentationen bei Freigabe auf Knopfdruck im Intranet und/oder Internet publiziert werden können.

Fischer hat die Deckblätter der Dokumentation dem neuen Corporate Design von Fronius angepasst und die Möglichkeit geschaffen, sie mit einem Data-Matrix-Code zu bedrucken. Er wird beim Verpacken der Produkte abgescannt, um später nachvollziehen zu können, mit welchem Dokumentationsstand und in welcher Sprachversion das Produkt ausgeliefert wurde.

Die Umstellung auf den modulbasierten Redaktions­prozess reduziert nicht nur den Aufwand für die Erstellung der Sprachversionen, wie Murauer abschließend betont: "TIM verbessert auch die Qualität unserer technischen Dokumentationen durch eine einheitliche Gestaltung im Sinne der Corporate Identity und sorgt dafür, dass sie immer auf dem aktuellen Stand sind."

Text: Michael Wendenburg, Sevilla (www.wendenburg.net)

Neugierig? Termin vereinbaren!