Warum Normen, Richtlinien und Standards für Technische Redakteure unverzichtbar sind

Was sind Normen und Richtlinien?

Normen und Richtlinien sind formale Dokumente, die Anforderungen, Spezifikationen, Leitlinien oder Merkmale festlegen. Diese können konsequent verwendet werden, um sicherzustellen, dass Materialien, Produkte, Prozesse und Dienstleistungen für ihren Zweck geeignet sind.

Zweck und Nutzen

Qualitätssicherung: Normen und Richtlinien gewährleisten, dass technische Dokumentationen bestimmten Qualitätsstandards entsprechen. Dies ist besonders wichtig in Industrien, in denen Sicherheit und Zuverlässigkeit oberste Priorität haben. 

Konsistenz: Durch die Einhaltung von Normen und Richtlinien wird sichergestellt, dass Dokumentationen konsistent sind. Dies bedeutet, dass ähnliche Informationen auf die gleiche Weise präsentiert werden, was die Verständlichkeit und Benutzerfreundlichkeit erhöht. 

Verständlichkeit: Normen und Richtlinien legen fest, wie Informationen strukturiert und formuliert werden sollen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Verständlichkeit zu erhöhen. Dies ist besonders wichtig für Benutzer, die möglicherweise nicht über tiefgehendes technisches Wissen verfügen. 

Effizienz: Durch die Verwendung von Normen und Richtlinien können technische Redakteure effizienter arbeiten, da sie klare Vorgaben und Vorlagen nutzen können, die den Dokumentationsprozess standardisieren und vereinfachen. 

Wichtige Normen und Richtlinien für die Technische Dokumentation

Überblick relevante & spezifische Normen für verschiedene Industrien

DIN EN 82079-1: Diese Norm legt die Grundsätze und allgemeinen Anforderungen an Nutzungsinformationen für Produkte fest. Sie behandelt Aspekte wie Zielgruppenanalyse, Strukturierung der Informationen, Sprachstil und Layout und ist eine der bekanntesten Normen in der technischen Redaktion. 

ANSI Z535.6: Diese Norm des American National Standards Institute befasst sich mit der Gestaltung von Sicherheitskennzeichnungen. Sie stellt sicher, dass Sicherheitsinformationen klar und verständlich kommuniziert werden, um Unfälle und Verletzungen zu vermeiden. 

Normenreihe ISO/IEC/IEEE 26511 – 26515: Diese Normenreihe umfasst Anforderungen zur Bewertung, Spezifikation, Testverfahren, Dokumentation und Qualitätssicherung von Softwareprodukten. Sie stellt sicher, dass Softwareprodukte den höchsten Qualitätsstandards entsprechen und effizient dokumentiert werden. 

 

Überblick unternehmensspezifische & branchenübergreifende Richtlinien 

Maschinenrichtlinie (2006/42/EG): Diese EU-Richtlinie legt die Anforderungen an die Sicherheit von Maschinen fest. Sie umfasst auch spezifische Anforderungen an die technische Dokumentation, um die Sicherheit und den Schutz der Benutzer zu gewährleisten. 

MDR (Medical Device Regulation) 2017/745: Diese Verordnung regelt die Herstellung und den Vertrieb von Medizinprodukten in der EU. Sie stellt sicher, dass alle Medizinprodukte sicher und wirksam sind und legt detaillierte Anforderungen an die technische Dokumentation fest. 

RoHS-Richtlinie (2011/65/EU): Diese Richtlinie beschränkt die Verwendung bestimmter gefährlicher Stoffe in Elektro- und Elektronikgeräten und umfasst Anforderungen an die technische Dokumentation bezüglich der Konformität. 

Die Rolle technischer Redaktionssysteme bei der Einhaltung von Normen und Richtlinien

Technische Redaktionssysteme spielen eine entscheidende Rolle bei der Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von technischer Dokumentation in verschiedenen Branchen. Diese Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die nicht nur den Schreibprozess erleichtern, sondern auch sicherstellen, dass die erstellten Dokumentationen den geltenden Normen, Richtlinien und Standards entsprechen. Im Folgenden werden die Vorteile der Nutzung technischer Redaktionssysteme sowie eine detaillierte Analyse des Redaktionssystems TIM von Fischer Information Technology dargestellt. 

Vorteile der Nutzung technischer Redaktionssysteme

• Rechtssicherheit und Normenkonformität: Technische Redaktionssysteme stellen sicher, dass alle erstellten Dokumentationen den relevanten Normen und Richtlinien entsprechen. Dies ist besonders wichtig in Branchen wie der Medizin-, Luftfahrt- oder Automobilindustrie, in denen die Einhaltung bestimmter Vorschriften gesetzlich vorgeschrieben ist. 
• Effizienzsteigerung: Durch die Verwendung von Vorlagen und automatisierten Prozessen optimieren Redaktionssysteme den Dokumentationsprozess. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern ermöglicht es den Redakteuren auch, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben zu befassen. 
• Automatisierte Prüfungen: Viele Redaktionssysteme bieten Funktionen zur automatisierten Prüfung von Dokumentationen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Anforderungen und Standards eingehalten werden, was das Risiko von Fehlern minimiert und die Gesamtqualität der Dokumentationen verbessert. 
• Variantenmanagement: Die Verwaltung und Dokumentation von Produktvarianten kann eine komplexe Aufgabe sein. Redaktionssysteme ermöglichen es, Varianten effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Informationen konsistent und aktuell sind, unabhängig von der Anzahl der Varianten eines Produkts. 
• Digitalisierung: Moderne Redaktionssysteme unterstützen die Digitalisierung der technischen Dokumentation, indem sie die Erstellung von digitalen Dokumenten ermöglichen, die leicht zugänglich und nutzbar sind. Dies verbessert nicht nur die Verbreitung und Nutzung von Informationen, sondern trägt auch zur Effizienzsteigerung bei. 
• Integration und Interoperabilität: Redaktionssysteme können nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden und mit anderen Systemen kommunizieren. Dies erleichtert den Datenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen innerhalb eines Unternehmens. 

Das Redaktionssystem TIM

TIM ist ein modernes Redaktionssystem, das speziell für die Anforderungen der technischen Redaktion entwickelt wurde. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, die technische Redakteure bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen unterstützen. 

• Rechtssichere und normkonforme DCL-Templates: TIM bietet vordefinierte Vorlagen, die den wichtigsten Normen und Richtlinien entsprechen. Dies erleichtert die Erstellung von Dokumentationen und stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden, ohne dass Redakteure jedes Mal von Grund auf neu beginnen müssen. 
• Automatisierte Schematronprüfung: TIM enthält eine Funktion zur automatisierten Prüfung von Dokumentationen. Diese Funktion überprüft die Einhaltung von strukturellen und inhaltlichen Regeln aus Normen und Redaktionsleitfäden und stellt sicher, dass die Dokumente korrekt, vollständig und konsistent sind. 
• Variantenmanagement: TIM ermöglicht die effiziente Verwaltung und Dokumentation komplexer Produktvarianten. Durch die zentrale Verwaltung von Varianten können Redakteure sicherstellen, dass alle Informationen konsistent und aktuell sind, unabhängig von der Anzahl der Varianten eines Produkts. 
• Unterstützung bei der Digitalisierung: TIM unterstützt die Erstellung von digitalen Dokumentationen, die leicht zugänglich und nutzbar sind. Dies verbessert die Verbreitung und Nutzung von Informationen und trägt zur Effizienzsteigerung bei, insbesondere in Branchen, die sich zunehmend digitalisieren. 
• Integration und Interoperabilität: TIM kann nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden und mit anderen Systemen kommunizieren. Dies erleichtert den Datenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen innerhalb eines Unternehmens, was zu einem reibungslosen Arbeitsablauf führt. 

Insgesamt bietet TIM eine umfassende Lösung für technische Redakteure, die es ihnen ermöglicht, hochwertige Dokumentationen effizient zu erstellen und sicherzustellen, dass sie den geltenden Normen und Richtlinien entsprechen. Durch die Nutzung dieser Funktionen können Unternehmen ihre rechtliche Sicherheit verbessern, die Qualität ihrer Dokumentationen erhöhen und ihre Effizienz steigern.
Zum Redaktionssystem TIM

Anwendungsbeispiele

Anwendungsbeispiel 1: Effizienzsteigerung in der Maschinenbauindustrie 

Ein führendes Maschinenbauunternehmen implementierte das Redaktionssystem TIM, um die Effizienz seiner technischen Dokumentation zu verbessern. Durch die Nutzung von vorgefertigten Templates und automatisierten Prüfungen konnte das Unternehmen die Zeit für die Erstellung und Aktualisierung von Dokumentationen um 30% reduzieren. Die zentralisierte Verwaltung und das Variantenmanagement ermöglichten es dem Unternehmen, konsistente und aktuelle Informationen für eine Vielzahl von Produktvarianten bereitzustellen. 

Anwenungsbeispiel 2: Normenkonforme Dokumentation im Medizinproduktebereich 

Ein Hersteller von Medizinprodukten stand vor der Herausforderung, die strengen Anforderungen der MDR (Medical Device Regulation) zu erfüllen. Durch die Implementierung von TIM konnte das Unternehmen sicherstellen, dass alle technischen Dokumentationen den erforderlichen Normen und Richtlinien entsprechen. Die automatisierten Prüfungen und die Unterstützung bei der Digitalisierung erleichterten die Einhaltung der MDR und verbesserten die Effizienz der Dokumentationserstellung erheblich. 

Anwenungsbeispiel 3: Verbesserung der Zusammenarbeit in der Softwareentwicklung 

Ein Softwareunternehmen nutzte das Redaktionssystem TIM, um die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Entwicklungsteams zu verbessern. Die zentrale Verwaltung der Dokumentationen und die Möglichkeit, gleichzeitig daran zu arbeiten, förderten die Effizienz der Teamarbeit. Durch die Versionierung und Nachverfolgung von Änderungen wurde das Management von Updates vereinfacht und die Konsistenz der Dokumentationen gewährleistet. Durch die Nutzung von TIM konnten die Entwicklungsteams sicherstellen, dass alle Dokumentationen den relevanten Normen, Richtlinien und Standards entsprachen. Dies umfasste die Einhaltung von DIN EN 82079-1 und anderen branchenspezifischen Standards, die Qualität und Sicherheit in der technischen Dokumentation vorschreiben. Das Redaktionssystem ermöglichte automatische Prüfungen zur Einhaltung dieser Vorgaben, wodurch die rechtliche Sicherheit und Zuverlässigkeit der Dokumentationen erhöht wurde. Die standardisierten Prozesse und die konsistente Anwendung von Stilrichtlinien und Vorlagen trugen zusätzlich zur Einhaltung der erforderlichen Qualitätsstandards bei. 

 

Fazit

Die Einhaltung von Normen, Richtlinien und Standards ist für die Qualität und Sicherheit technischer Dokumentationen unerlässlich. Technische Redaktionssysteme wie TIM bieten zahlreiche Vorteile für technische Redakteure. Sie reduzieren den manuellen Aufwand durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben wie Formatierung und Konsistenzprüfungen. Außerdem gewährleisten sie einen einheitlichen Stil und eine konsistente Darstellung, was die Benutzerfreundlichkeit verbessert. TIM prüft die Dokumentation auf Standards wie DIN EN 82079-1 und die Maschinenrichtlinie sowie die Maschinenverordnung, was die Qualität und rechtliche Sicherheit erhöht. Inhalte können für verschiedene Produktvarianten wiederverwendet und Änderungen automatisch aktualisiert werden, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Die zentrale Speicherung und Verwaltung erleichtert den Zugriff auf aktuelle Informationen und unterstützt die Versionskontrolle. Darüber hinaus fördern zentrale Verwaltung und gleichzeitige Bearbeitung die Effizienz und Sicherheit der Dokumente. Standardisierung reduziert Produktions- und Übersetzungskosten und minimiert Fehler, was zu Kosteneinsparungen führt. Strukturierte und verständliche Dokumentationen sowie interaktive Inhalte verbessern das Nutzererlebnis und erhöhen das Engagement. Insgesamt optimieren technische Redaktionssysteme wie TIM die Dokumentationsprozesse, gewährleisten die Einhaltung von Normen und steigern Effizienz und Qualität. Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz bieten zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten. Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und kontinuierliche Schulung sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz solcher Systeme.

 

Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf dieser Website das generische Maskulinum verwendet. Diese Form ist grundsätzlich geschlechtsneutral zu verstehen.