Was ist ein Redaktionssystem und wie kann es Ihnen helfen, Ihre technische Dokumentation zu verbessern?

Ingrid Lenz Ingrid Lenz Head of Sales TIM bei Fischer | Langjährige Erfahrung als Technische Redakteurin

Was ist eigentlich ein Redaktionssystem? Und was bringt es? Ingrid Lenz, Head of Sales TIM, bringt es auf den Punkt.

Inhaltsverzeichnis:

    In einer immer komplexeren Geschäftswelt werden klare und präzise Dokumentationen zunehmend wichtiger. Insbesondere im technischen Bereich ist eine fehlerfreie Dokumentation von entscheidender Bedeutung. Unternehmen, die keine geeigneten Systeme zur Dokumentation haben, können schnell den Überblick verlieren  –  teure Fehler sind die Folge. In diesem Blogbeitrag werde ich erläutern, was ein Redaktionssystem ist und wie es Ihnen helfen kann, Ihre technische Dokumentation zu verbessern.

    Was ist ein Redaktionssystem?

    Ein Redaktionssystem/Content Management System (CMS) ist eine Softwarelösung, die speziell für die Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von technischer Dokumentation entwickelt wurde. Es ermöglicht Technischen Redakteur:innen Dokumente in einer effizienten und konsistenten Weise zu organisieren, zu erstellen und zielgruppengerecht zu verteilen. Zusätzlich stellt ein Redaktionssystem sicher, dass die Dokumentation stets aktuell und jederzeit verfügbar ist.

    Wie funktioniert ein Redaktionssystem?

    In der Regel funktioniert ein Redaktionssystem auf der Grundlage von Markup-Sprachen wie XML oder HTML. Die Dokumente werden in einem strukturierten Format erstellt, das es ermöglicht, sie auf vielfältige Weise zu verwenden und zu veröffentlichen. Die Objekte werden in einer Datenbank gespeichert und können mithilfe von speziellen Werkzeugen wie einem XML-Editor inhaltlich bearbeitet werden. Dadurch ist es Redakteur:innen möglich, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten, ohne dass sie sich um das Layout oder die Formatierung kümmern müssen.

    Vorteile eines Redaktionssystems

    Ein Redaktionssystem bietet eine Vielzahl von Vorteilen, wenn es um die Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von technischer Dokumentation geht. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

    Effiziente Erstellung und Verwaltung von Inhalten

    Die Erstellung von Inhalten wird durch die Verwendung von Vorlagen und Standardisierung von Prozessen erleichtert. Das bedeutet, dass Sie sich auf die Erstellung von Inhalten konzentrieren können, ohne sich um die Formatierung kümmern zu müssen. Ein Redaktionssystem ermöglicht es darüber hinaus, Inhalte auf einfache Weise zu aktualisieren und zu verwalten, indem es eine zentrale Datenbank für alle Dokumente bereitstellt. Aufwände für die Layoutierung, auch der übersetzten Unterlagen, und Referenzierungsprobleme gehören somit der Vergangenheit an.

    Bessere Zusammenarbeit und Konsistenz

    Durch eine gemeinsame Plattform für die Dokumentenerstellung wird die Zusammenarbeit zwischen Autoren deutlich erleichtert. Das heißt, Sie können mit mehreren Redakteuren gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ohne sich gegenseitig zu beeinträchtigen. Zudem wird die Konsistenz der Dokumentation sichergestellt, indem das Redaktionssystem prüft, ob die Technischen Redakteur:innen die gleichen bzw. vorgegebenen Vorlagen und Richtlinien verwenden. Vorgaben können sich beispielswiese auf die Makrostruktur oder das Funktionsdesign der Dokumente beziehen, aber auch auf Schreibstil und Terminologie. Durch die modulzentrierte Arbeitsweise werden zudem die Erstellungszeiten für die Dokumentation kürzer. 

    Flexibilität und Wiederverwendung

    Ein CMS ermöglicht die Erstellung von Inhalten in einer Vielzahl von Formaten, um diese für verschiedene Zwecke zu verwenden. Zusätzlich können Inhalte auf einfache Weise aktualisiert und wiederverwendet werden, sodass Sie nicht den gesamten Inhalt neu schreiben müssen. Mittels eines Verwendungsnachweises ist immer nachvollziehbar, zu welchem Zeitpunkt und in welchem Status ein Objekt wiederverwendet wurde.

    Übersetzungsmanagement

    Durch die zentrale Ablage aller Informationen in einer Datenbank sowie die Statusverwaltung der Objekte, werden nur noch die Inhalte zur Übersetzung gegeben, die auch tatsächlich neu und noch nicht übersetzt sind. Somit sparen Sie immense Kosten in diesem Prozess – je mehr Übersetzungssprachen Sie bedienen, desto höher ist Ihr Einsparpotential.

    Effektive Veröffentlichung und Verteilung

    Mit einem Redaktionssystem können Dokumente und Informationen auf einfache Weise veröffentlicht und verteilt werden. Es kann Inhalte in verschiedenen Formaten exportieren, wie beispielsweise PDF oder HTML, eine Online-Hilfe oder die Publikation in ein Content Delivery Portal – je nachdem, was benötigt wird. Durch integrierte Workflow-Management-Lösungen wird außerdem sichergestellt, dass die richtigen Personen die Dokumente überprüfen und genehmigen, bevor sie veröffentlicht werden. 

    Automatisierung

    Wiederkehrende Aufgaben in der Technischen Redaktion können im Redaktionssystem automatisiert werden. Somit fällt der manuell auszuführende Prozessschritt einfach weg und kann z.B. durch einen Statuswechsel von Objekten ausgelöst werden. Hierbei ist zu beachten, dass eine Automatisierung erst dann sinnvoll ist, wenn die entsprechenden Prozesse standardisiert sind.
     

    Welches Redaktionssystem ist das Richtige für meine Technische Dokumentation?

    Das A und O eines effizienten Redaktionssystems ist neben einer intuitiven Bedienbarkeit eine Fülle an Tools bzw. Erweiterungen, die es Ihnen ermöglichen Zeit zu sparen und gleichzeitig die Qualität Ihrer technischen Dokumentation zu steigern. Zusätzlich haben sich die Anforderungen an die heutige Technische Redaktion verändert. Die Welt dreht sich schneller denn je, Zeit ist Geld.

    Deshalb ist es wichtig das Thema „Variantenmanagement“ richtig anzugehen. Die Produktpalette vieler Unternehmen wächst stetig. Produkte werden in verschiedensten Varianten entwickelt und produziert, um den sich wandelnden Anforderungen der Zielgruppen gerecht zu werden. Oftmals können die Produkte auch von den Kunden selbständig auf ihre Bedürfnisse konfiguriert werden. Das heißt aber auch, dass für alle möglichen Varianten entsprechende Betriebsanleitungen erstellt werden müssen und das möglichst effizient und ohne Mehrarbeit. Fischers Redaktionssystem TIM bietet ein ausgeklügeltes Variantenmanagement, mit dem Sie genau dieser Herausforderung gerecht werden.

    Des Weiteren erwarten die Anwender schnelle und gezielte Antworten auf ihre Fragen: Stichwort „nutzerorientierte Informationsbereitstellung“. Niemand möchte sich heutzutage ausschließlich durch seitenlange PDF-Dokumente kämpfen, um eine Antwort auf seine Frage zu erhalten. Mit Fischers Content Delivery Lösung können Sie Ihre in TIM gepflegten Inhalte ganz einfach, digital und nutzerorientiert den Endanwendern zur Verfügung stellen.

    Aber nicht nur Ihre Kunden, auch Ihre Kolleg:innen in den Fachabteilungen wollen nicht in seitenlangen PDFs scrollen. Stellen Sie für die interne Korrekturlesung Ihre Informationen in einer webbasierten Anwendung zur Verfügung und führen Sie diese nachvollziehbar und revisionssicher durch. Im TIM Review Service wird das Feedback modular und zielgerichtet am Informationsobjekt vergeben. Eine Verknüpfung von dort zu TIM macht das anschließende Identifizieren und Ändern des Objekts besonders einfach.

    Die TIM Autorenunterstützung powered by Congree unterstützt Sie bereits bei der Erstellung Ihrer Texte in der Ausgangssprache. Erhöhen Sie dadurch die Textverständlichkeit für Ihre Kunden durch konsistent formulierte Texte und sparen Sie gleichzeitig Geld im anschließenden Übersetzungsprozess. Congree stellt zudem sicher, dass Sie die richtige Terminologie und Schreibweisen verwenden.

    Technische Redaktion ist auch Projektmanagement. Die Liste der Aufgaben eines Redakteurs ist lang und vielfältig. Des Weiteren ist ein stetiger Austausch mit vielen unterschiedlichen Abteilungen gegeben. Wie also bei dieser Fülle an Aufgaben, Projekten und Personen den Überblick behalten? Mit dem TaskPro Manager des Redaktionssystems TIM! Projekte und Aufgaben lassen sich so intuitiv planen und verwalten, Sie behalten stets die Übersicht und können rechtzeitig reagieren.

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    Welche Nachteile hat ein Redaktionssystem?

    Natürlich kostet die Einführung eines Redaktionssystem erstmal Geld. Das Auswahlverfahren zum passenden CMS, die Einführungsphase der Software sowie die Umstellung des Redaktionsprozesses gehen nicht von heute auf morgen. Trotzdem rechnet sich der Aufwand bereits nach kurzer Zeit: Der Return on Invest liegt normalerweise zwischen 12 Monaten und 2 Jahren, maßgeblich abhängig von Ihren individuellen Redaktionsparametern. Aber ist der Invest in geeignete Software wirklich als Nachteil zu betrachten? Stellen Sie Ihrer Technischen Redaktion eine moderne und attraktive Lösung zur Verfügung. In Ihrer mechanischen Konstruktion wird ja auch nicht mehr mit Tuschestift auf Mutterpause gearbeitet, oder?

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    Fazit

    Ein Redaktionssystem ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die technische Dokumentation erstellen, verwalten und veröffentlichen müssen. Es ermöglicht Technischen Redakteur:innen, Inhalte schneller und effizienter zu erstellen und zu verwalten, verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Autoren, sorgt für eine bessere Konsistenz in der Dokumentation und erleichtert die Aktualisierung und Veröffentlichung von Inhalten.

    Insbesondere die Wiederverwendung von Modulen führt nicht nur zu einer Effizienzsteigerung, sondern auch zu immensen Kosteneinsparungen. Automatisierte Workflows für Publikations- und Übersetzungsprozesse steigern zudem neben ausgearbeiteten Prüfungssystem die Qualität der technischen Dokumentation deutlich. Ein Redaktionssystem ist somit zusammenfassend eine Investition, die sich langfristig lohnt und eine Bereicherung für Ihre Technische Redaktion darstellt.