Content Delivery – Zwischen PDF und intelligenten Informationen

Die Herausforderungen der Technischen Dokumentation

Beim Erstellen einer Bedienungsanleitung wird in erster Linie der Aufbau des Dokumentes fokussiert. Die Normen, vorgeschriebenen Inhalte, vollständigen Beschreibungen der Maschine sowie die technischen Daten haben Priorität. Beim Schreiben selbst besteht die große Herausforderung darin, die Themen bestmöglichst miteinander zu verknüpfen. So erhalten beschreibende Texte Verweise auf technische Daten oder durchzuführende Tätigkeiten. Vorhandene Bilder werden mit viel Inhalt, wie zum Beispiel CallOuts und Legenden versehen. Das dient der Bereitstellung möglichst vieler Informationen. Und wenn es schließlich in den Druck geht, spielt häufig die Anzahl der Blätter und farbigen Seiten eine tragende Rolle. Denn Papier ist teuer und schwer. Keine leichte Aufgabe also, wenn man bedenkt, dass es dabei „nur“ um eine Bedienungsanleitung geht.

Bekanntlich wird die Dokumentation selten als Erstes erstellt. Durch die große Menge an vorgegebenen Inhalten, sowie den terminlichen Zeitdruck, bleibt keine Zeit für zukunftsweisende Themen wie eine nutzerorientierte digitale Informationserstellung. Zusätzlich haben Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung einen hohen Stellenwert, wodurch es noch schwieriger wird, die Inhalte für PDF und zusätzlich noch webbasiert mit Fokus auf den jeweiligen Anwender bereitzustellen. Doch was bleibt dabei gänzlich auf der Strecke? Der Nutzer mit seinen Bedürfnissen. Damit sind alle gemeint, die nicht mehr im PDF oder ausgedruckten Handbuch blättern wollen, sondern diejenigen, die von einer zeitgemäßen Informationsbereitstellung mehr erwarten als „nur“ ein Handbuch.

Genau an dieser Stelle wird das Problem deutlich. Einerseits muss die Technische Redaktion termingerecht und effizient rechtskonforme, vollständige Dokumentationen abliefern. Andererseits erwartet die moderne Welt auf Anfragen passgenaue Inhalte, und zwar per Knopfdruck. Denn alles, was nicht einfach und schnell erreichbar ist, fühlt sich in der digitalen Welt veraltet an. Wie wäre es aber, diese beiden Welten miteinander zu verbinden? Und das, ohne einen nennenswerten Aufwand zu erzeugen? Was wäre, wenn man bestehende Informationen mit modernen Technologien verknüpfen und veröffentlichen könnte?

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Mit Content Delivery Informationen schnell und einfach für den Nutzer auffindbar machen

Diese Verbindung lässt sich mit dem Content Delivery und dem Context Manager in die Praxis umsetzen. Nach Fertigstellung der Bedienungsanleitung können vom Anbieter einzelne Segmente für die Bereitstellung im Content Delivery verknüpft werden. Zunächst wird eine Navigationsstruktur definiert, über welche sich der Nutzer im Portal navigieren können soll. Diese wird im Context Manager durch den Aufbau und die Pflege von Kontextstrukturen erstellt. Den Objekten in der Technischen Dokumentation kann somit schnell und einfach ein Kontext gegeben werden.

Durch die Indizierung der Texte und der Metadaten, sowie einer fehlertoleranten Suche, sind die Inhalte im Content Delivery jederzeit und vor allem schnell auffindbar. Um die Suche noch effizienter zu gestalten, können zusätzlich Synonyme bei der Suche hinterlegt werden. Der Nutzer kommt so nun beispielsweise auch ohne die richtige Bezeichnung zu kennen an seine benötigten Informationen.

In Zeiten von YouTube und digitalen Tutorials erwartet der heutige Anwender außerdem die visuelle Aufbereitung von Informationen. Durch die Möglichkeit Videos und 3D-Modelle im Content Delivery zu integrieren wird der Nutzer einfach und verständlich durch den jeweiligen Anleitungsprozess geführt und seine Bedürfnisse an eine zeitgemäße Informationsbereitstellung erfüllt.

Einmal pflegen und langfristig profitieren

Hat man die Inhalte als technischer Redakteur einmal in das Content Delivery publiziert, sind die Anforderungen für das Webformat gesichert und können bei der Überarbeitung der nächsten Version ohne Zusatzaufwand berücksichtigen werden. Ein Beispiel hierzu wäre, die in sich abgeschlossene, modulare Erstellung – ein Modul behandelt genau ein Thema. Hierzu muss das Modul nicht komplett neu geschrieben werden. Lediglich die Zusammenstellung aus der nutzerorientierten Perspektive, welche genauso für ein PDF funktioniert, ist zu prüfen.

Als Fazit gilt: Aller Anfang ist schwer – das gilt für Vieles. Allerdings nicht für die Bereitstellung nutzerorientierter Informationen im Content Delivery auf Basis des Context Managers. Durch eine einfache Pflege und smarte Verknüpfung werden nutzerorientierte Informationen passgenau und schnell zur Verfügung gestellt. Genauso wie es Anwender heute erwarten.

Mehr Informationen zum Content Delivery und dem Context Manager sowie der neuen Version des Redaktionssystems TIM 4.6 finden Sie hier.